Caselle E-mail aziendali: i diritti e i doveri dei lavoratori

È uno strumento di comunicazione oramai insostituibile la “posta elettronica aziendale” ed, infatti, negli ultimissimi anni si individuano sempre più anche le micro imprese che la stanno facendo adottare dai loro rispettivi dipendenti e collaboratori. Non a caso, assistiamo a lavoratori che comunicano all’esterno dell’azienda, e anche all’interno dell’ambito riservato tra colleghi di lavoro, per il tramite di indirizzi di posta elettronica recanti il nominativo personale di ogni singolo dipendente.

La problematica scaturente da tutto questo è rappresentata dal fatto che il datore di lavoro ha necessità di accedere all’account di posta per poter visionare la corrispondenza in quanto tale operazione potrebbe violare la riservatezza del singolo lavoratore.

È dovuta intervenire più volte anche la Corte di Cassazione, oltre che la Corte Europea dei Diritti dell’Uomo e il Garante per la Protezione dei Dati Personali, circa il tema della legittimità del controllo della corrispondenza presente nella casella di posta elettronica, recante il nominativo del lavoratore, utilizzata dal medesimo perché spesso porta le terze persone a nutrire legittime aspettative di riservatezza.

In ogni caso, il datore di lavoro ha l’obbligo di disattivare la casella e-mail aziendale - conservando unicamente le e-mail aziendali di rilievo commerciale e legale per l’impresa - qualora venga cessato il rapporto di lavoro con il dipendente e, dunque, è vietato attivare il re-indirizzamento automatico ad un’altra e-mail. Pertanto, è consigliabile per questi casi predisporre una risposta automatica che informi i mittenti che l’account di posta in questione non è più funzionante e che bisogna contattare un altro indirizzo e-mail aziendale.

Andando dritto sul punto la casella e-mail aziendale, recante il nominativo del lavoratore, in dotazione al singolo dipendente può essere oggetto di lettura da parte del datore di lavoro ma entro certo limiti i quali tutelano la riservatezza della singola persona.

Ecco di seguito elencati le limitazioni alla visione da parte del datore di lavoro:

1)     non si possono mai leggere le e-mail personali del singolo dipendente in quanto si commette il gravissimo reato penale di “violazione di corrispondenza”;

2)     non vi deve essere una sproporzione tra il controllo e il diritto alla riservatezza;

3)     il lavoratore dev’essere avvisato se la sua corrispondenza può essere soggetta alla lettura tramite specifiche modalità le quali vanno tutte prestabilite in un apposto Regolamento Aziendale che gli dev’essere consegnato per conoscenza e presa visione;

4)     la lettura della corrispondenza potrà essere effettuata unicamente per le e-mail aziendali di natura lavorativa;

5)     il datore di lavoro deve consentire al lavoratore la possibilità di poter verificare a sua volta il tracciamento di ogni singola operazione di controllo effettuato sulla sua posta elettronica.

Sul tema ci sarebbe da approfondire ulteriormente anche se si preme aggiungere che è consigliabile per entrambe le parti, datore di lavoro e dipendente, che tutte le corrispondenze di rilievo per l’impresa trasmesse ad un account aziendale di un lavoratore vengano di volta in volta già inoltrate ad uno specifico indirizzo e-mail aziendale in maniera tale che, nella eventuale cessazione del rapporto di lavoro, si possa eliminare senza esitazione la casella e-mail in questione.